很多國內來港設立公司的朋友， 在朋友圈介紹下自行找了圈內朋友到公司註冊處申請證書及商業登記證後便以為什麼都不需要做了。 認識好幾位國內來港開設公司的客戶， 到找到我們接手後才發現，由一開始公司註冊資料， 招聘員工合約至強積金開戶， 又或是銀行開戶， 所有文件都記錄都不全或有很大問題。

＊先了了解一下, 為什麼需要找 “公司秘書公司” Company Secretary來設立公司呢？

根據 “公司法”下， 一家公司無論成立，更改地址， 更改名稱，公司股東或股權變更以至每年申報的周年報表， 都需要根據公司章程來作出 ＂股東或董事＂會議記， 而每次會議記錄都需要記錄在盒內

至於公司綠色盒 （Company kit／簡聲Kit box） 就記錄著公司由一開始設立時的公司章程 （Articles of Association）， 股票簿， 法定記錄(Statutory Book),公司鋼印（Company Seal）及簽名印章 （Signature Stamp）及圓印 (Company Chop)

這些都是代表著公司運作及用於對外貿易簽署的法定身份証明與文件， 並擁有法律效力。當然自２０１４年起新修定之公司法已說明，新成立的公司， 綠盒已經不是規範性地存在， 因公司蓋章已經可以由簽署來代替。 但被授權的簽署必須由股東所委託並需要有“股東會議記錄” 作為証明。

或許您早留意到， 有些公司所開出的支票已經不需要再有公司簽章，只有簽署

那麼這些條款細則或公司法例要求，如果不找秘書公司代勞或是有一定資歷的人士，沒有在港開設公司的朋友們是否又知曉其重要性呢？